Das Jahresende steht bevor und damit auch die immer wiederkehrende Aufgabe der Qualifikationsgespräche mit deinen Mitarbeitenden. Wie absolvierst du diese unerlässliche Aufgabe? Bringst du sie möglichst schnell hinter dich wie viele andere Führungskräfte? Oder bist du bereit, wertschätzendes Feedback für Geleistetes zu geben, klar zu sagen, was verbessert werden muss, und gemeinsam motivierende und notwendige Ziele zu vereinbaren? Dieser Beitrag zeigt, wie du die Gespräche wirkungsvoll und effektiv führen kannst.

Qualifikationsgespräche mit Mitarbeitenden verlangen viel von dir: Zeit, Genauigkeit in der Einschätzung der erreichten und nicht erreichten Ziele, Klarheit in deinen Aussagen, damit sie verständlich sind und ankommen. Sowohl die wertschätzenden Mitteilungen, wie auch diejenigen, mit denen du eine Verbesserung verlangst, sollen gehört werden. Und noch eine Anforderung wird an dich gestellt: Damit ein Mitarbeitergespräch wirklich erfolgreich ist, muss die Person, mit der du dich besprichst, ihre Seite und ihre Anliegen mitteilen können. Von dir wird erwartet, dass du zuhörst und dich für dein Gegenüber interessierst. Ein Blumenstrauss an Kompetenzen, der in dieser Situation zum Tragen kommt. Damit diese Besprechungen für dich selbst nicht zum Stressfaktor werden, gibt es einige Grundsätze, die dich unterstützen können.

Grundsatz 1: Nimm dir Zeit

Zeit ist zum Jahresende hin meist ein rares Gut und oft bringt schon der Gedanke daran, «sich Zeit zu nehmen» Druck mit sich. «Sich Zeit nehmen» kann aber auch bedeuten, ein Zeitfenster zu öffnen, um ein Gespräch so zu führen, dass danach alles klar ist. Das bewahrt dich davor, zwei Wochen später mit derselben Mitarbeiterin oder demselben Mitarbeiter nochmals ein Gespräch führen müssen, um noch ungeklärte Details zu besprechen. Häufig findet das statt, wenn unter Zeitdruck nicht alles beachtet wird. Du sparst also Zeit, wenn du «dir Zeit nimmst».

Grundsatz 2: Sei klar und wertschätzend

Klarheit und Wertschätzung gehören zusammen und werden in der Kombination von deinen Mitarbeitenden geschätzt. Klarheit alleine lässt dich kühl und distanziert wirken. Nur wertschätzend zu sein, lässt Klarheit vermissen und sät Missverständnisse und Verwirrung. Unerreichte Ziele müssen angesprochen werden, die Gründe geklärt und die unterstützenden Massnahmen besprochen und veranlasst werden. Erreichte Ziele und überdurchschnittliche Leistung sind nicht selbstverständlich und verdienen deshalb Wertschätzung. Durch die Verbindung von beidem motivierst du deine Mitarbeitenden zu verbesserter Leistung und mehr Loyalität.

Grundsatz 3: Nimm dein Gegenüber ernst und höre zu

Die Ansichten und Interessen deiner Mitarbeitenden mögen anders gestaltet sein als deine eigenen und vielleicht sind sie dir manchmal sogar fremd. Dennoch verdienen sie deinen Respekt für ihre Anliegen und ihre Sicht der Dinge. Mitarbeitende, die ernst genommen werden, sind entlastet und erfreut über den Respekt, der ihnen entgegengebracht wird. Zuhören bedeutet nicht, dass du den Nöten und Anliegen zuhören müssen, die sich ums Privatleben drehen. Es bedeutet, dass du denjenigen Schilderungen zuhörst, die eine Bedeutung für die Arbeit der Betreffenden haben, die Arbeitsleistung beeinflussen oder generelle Irritationen hervorrufen. Erzählungen, die mit der Arbeit nichts zu tun haben, kannst du unterbrechen und klar und wertschätzend mitteilen, dass das eine Abweichung vom ursprünglichen Thema ist.

Diese drei Grundsätze sind ein wirksames Trio, um die Aufgabe «Mitarbeitergespräche» erfolgreich und vor allem nachhaltig zu bewältigen. Die drei greifen ineinander und ergänzen einander: Wenn du dir Zeit nimmst, bist du selbst weniger unter Druck, kannst weit besser den Überblick über die Situation behalten, vergisst weniger Details, die ebenfalls besprochen werden müssen, und bleibst wertschätzend und klar. Dadurch ist auch dein Gegenüber ruhiger, klarer und offener. So können schwierige Punkte sachlich besprochen und einvernehmlich Ziele festgelegt werden. Das vergrössert die Chance, dass die Ziele erreicht werden und die Zufriedenheit aller sichergestellt wird.

Wenn du die Situation noch etwas mehr entlasten möchtest und den Fokus ganz auf der Qualität der Arbeit und der sozialen Kompetenz halten möchtest, dann vereinbare dieses Gespräch zu einem anderen Zeitpunkt des Jahres.  Was ebenfalls hilft: Löhne besprichst du zu einem anderen Zeitpunkt.

Willst du weitere Artikel über wertschätzende Führung lesen, dann kannst du hier auf einen nächsten Artikel klicken: Wie du deine Mitarbeitenden wertschätzend unterstützt und dich gleichzeitig entlastest.

Wenn du mehr Klarheit und Training möchtest, dann ist ein Einzelcoaching sinnvoll.